La majorité des entreprises de nos jours se dotent de logiciels informatiques pour gagner en productivité afin de leur permettre de rester compétitives sur le marché et gagner en efficacité. Le logiciel de gestion des bons de commande permet de gérer de manière automatisée, les achats d’une entreprise. Il offre donc plusieurs avantages à une entreprise.
Gain de temps considérable
Un logiciel de gestion des achats permet le traitement facile des commandes à partir d’une plateforme unique. Tout se passe en quelques clics d’où une rapidité de traitement et d’expédition des commandes. L’acheteur entre la liste des produits qu’il souhaite acheter auprès du fournisseur. Ensuite, il soumet sa demande à validation. Le responsable des achats n’a alors plus qu’à contrôler la demande. Ensuite, elle peut être envoyée au fournisseur de façon dématérialisée. Une fois les produits livrés, ils viennent alimenter les stocks permettant ainsi une traçabilité de la commande de bout en bout. Le fournisseur envoie par la suite sa facture afin d’être payé.
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Limitation des erreurs
Limiter les erreurs dans le traitement des commandes permet d’avoir un retour satisfaisant. Un logiciel de gestion des bons de commande permet de suivre une demande d’achat à chaque niveau de son évolution. Il s’agit de la planification, la validation et le suivi des opérations effectuées. L’écran de gestion des commandes peut faire apparaitre sur un seul écran, toutes les commandes en attente d’envoi et de livraison.
Le logiciel apporte une aide précieuse dans la saisie des données. Il va calculer automatiquement les montants et fournir des alertes en cas d’incohérences dans les données. Tout cela tend à fiabiliser le processus d’approvisionnement de l’entreprise.
Centralise la base des fournisseurs
Le principal atout des logiciels de gestion réside dans sa capacité à centraliser un fichier. Ce logiciel regroupe sur une seule plateforme, toutes les informations sur vos fournisseurs :
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- Raison sociale,
- Adresse,
- Personne à contacter,
- Conditions de paiement,
- Données de facturation.
La base fournisseurs est utilisée pour alimenter les bons de commande. Après réception d’un devis ou d’une proposition commerciale de la part d’un fournisseur, l’acheteur va saisir son bon de commande. S’il s’agit d’un nouveau fournisseur, il va l’inscrire dans la base afin que ses données soient ensuite reprises dans chaque commande effectuée à son intention.
Un outil au service de la comptabilité
La gestion des achats est un poste critique pour l’activité de l’entreprise. Les commandes doivent être passées en temps et en heure pour permettre à la production de respecter ses délais. Le fait de dématérialiser ce processus permet de mieux piloter l’activité. Chaque service est au courant des commandes en cours et peut apprécier comment elles viennent alimenter le stock de matières premières. Un bon niveau d’approvisionnement en amont de la production permet de s’assurer que les clients ne feront pas face à des ruptures de stock sur les produits finis.
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Au-delà de la production, l’utilisation d’une telle solution va aider la comptabilité à suivre les budgets de dépenses de chaque service. C’est également bien utile pour piloter l’évolution de la trésorerie de l’entreprise et les éventuels besoins de financement.
Avec un logiciel de gestion en ligne des commandes, vous avez toutes les fonctionnalités en main pour améliorer votre supply chain et fluidifier la transmission de l’information au sein de l’entreprise.
Zoom sur le purchase to pay
Le purchase to pay est un terme anglo-saxon qui définit le processus de gestion des achats depuis la commande jusqu’au paiement du fournisseur. Ainsi, un logiciel purchase to pay permet à la fois de gérer les commandes, les livraisons et les demandes de paiements. Ce type de solutions est encore assez peu répandu en France mais cela tend à évoluer ces dernières années avec la digitalisation des processus.
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